Uw voorbereiding

Onderstaand vindt u een overzicht van de zaken die u in beeld moet hebben om goed voorbereid te zijn. U kunt dit zelfstandig doen. Wij adviseren u echter u daarbij te laten ondersteunen door een adviseur.

Uw doelstellingen en gewenste werkwijze

Wat wilt u gaan doen?

Wilt u een of meer managementportfolio's gaan beheren of een zelfevaluatie met of zonder audit uitvoeren? Beschouwt u dit als een eenmalige peiling of wilt u dat u of uw organisatie er aan kan blijven werken? En wat wilt u bereiken?

Welke onderdelen van de organisatie moeten hierbij betrokken worden?

Afhankelijk van het detailniveau en de gewenste betrokkenheid kunt u er voor kiezen een traject te starten op het niveau van uw management. U kunt er ook voor kiezen voor ieder verantwoordelijkheidsgebied, divisie of afdeling binnen uw organisatie een eigen management- of kwaliteitsportfolio op te zetten.

Welk model of welke onderwerpen wilt u de organisatie of organisatieonderdelen voor leggen?

U kunt werken vanaf een bestaand model of bijvoorbeeld werken met een variant daarop. Ook een volledig eigen kader of model is mogelijk. De basis voor uw keuze is wat u voor uw organisatie van belang vindt. Uw adviseur kan u daarbij behulpzaam zijn.

Wie nemen er deel en vanuit welke rol?

Als u heeft vastgesteld welke organisatieonderdelen deel gaan nemen dan blijft de vraag over wie er per onderdeel deel gaan nemen. Een afdeling heeft bijvoorbeeld een eindverantwoordelijke en een aantal medewerkers die een goede bijdrage kunnen leveren. Als u de organisatie als één geheel beschouwt kan de directeur bijvoorbeeld de teamleider zijn en de managementleden de deelnemers.

Als u heeft vastgesteld wie er per portfolio of evaluatie deel gaan nemen weet u direct of het portfoliobeheer of de evaluatie individueel of in teamverband gaat plaatsvinden. Vervolgens dient u de gegevens van de verschillende betrokkenen te verzamelen.

Wat heeft u van hen nodig?

• Voornaam
• Achternaam
• Gewenste gebruikersnaam
• Emailadres
• De rol die u van hen verwacht (niet mee importeren maar later toekennen)

Als u er voor zorgt dat u deze gegevens vanuit excel als een komma gescheiden bestand opslaat kunt u de deelnemers ineens invoeren.

Modellen- of onderwerpen plaatsen in Yucan QM

Indien u kiest voor een bestaand (aanwezig) model of kader kunt u doorgaan met de briefing van de betrokkenen. Indien binnen het bestaande model nog een aantal onderwerpen voor u moeten worden vastgelegd (bijvoorbeeld INK Positie- en ambitiebepaling > Resultaatgebieden) leest u dan verder onder vrije indicatoren binnen deze paragraaf.

Modelinrichting

ALs u - in samenwerking met uw adviseur- het te gebruiken model of kader hebt vastgesteld dan dient dit te worden ingevoerd in Yucan QM. Uw adviseur kan dit voor u verzorgen. Indien u er de voorkeur aan geeft dit zelfstandig te doen is daarvoor een training nodig. Omdat het plaatsen van een model voor u doorgaans niet dagelijks nodig is adviseren wij u dit door uw adviseur te laten uitvoeren. Hij of zij heeft ervaring met het werken binnen de beheeromgeving of laat dit door Yucan uitvoeren.

Vrije indicatoren

Wanneer binnen een bestaand model ruimte is gegeven om als beheerder of betrokkene zelf nog een aantal eigen onderwerpen / indicatoren toe te voegen dan dient u deze te plaatsen voordat de deelnemers beginnen. U kunt dit eenvoudig doen wanneer u een traject bent gestart (nog niet geactiveerd) door de ingang "vrije indicatoren" te benaderen en de instructies te volgen. Uw adviseur kan dit ook voor u verzorgen.

Briefing betrokkenen

Het beheren van managementportfolio's of werken aan zelfevaluaties en audits binnen uw organisatie behoeft doorgaans een brieifing voor de betrokkenen. Men moet immers op de hoogte zijn van de doelstellingen, de beoogde werkwijze, wat men kan verwachten en op welke wijze men wordt ondersteund.

Voor wat betreft het gebruik van Yucan QM adviseren wij de betrokkenen het volgende mee te geven voordat zij beginnen:

• Wat Yucan QM is en voor ze doet.
• Welke rollen zij krijgen
• Dat zij als deelnemers in Yucan QM worden ingevoerd en dat zij daarover per mail een vooraankondiging van yucan.nl ontvangen. Op dat moment hoeven zij nog niets te ondernemen. Daarbij het verzoek de vooraankondiging met inloggegevens niet weg te gooien.
• Dat er een portfolio of evaluatie wordt gestart waar zij een rol in krijgen.
• Dat zij nadat het portfolio of de evaluatie is geactiveerd per email een uitnodiging ontvangen.
• In die uitnodiging vinden ze een link naar hun startpagina. Zij kunnen daar direct beginnen en in de omgeving blijven werken.
• In de uitnodiging is een bijlage (pdf) toegevoegd met hun individuele rolbeschrijving.
• Verzoek hen deze te lezen voordat ze de link gebruiken
• Verzoek hen de uitnodiging van yucan.nl niet weg te gooien.

 

Starten in Yucan QM

Voordat uw deelnemers kunnen beginnen legt u uw keuzes in Yucan QM vast. Daarbij worden de volgende stappen doorlopen:

• Aanmelden van uw organisatie (volg de instructies in de applicatie)
• Deelnemers invoeren (onder management/deelnemers) (de deelnemers ontvangen de vooraankondiging)
• Starten van een evaluatie (= ook portfolio) (volg de instructies in de applicatie)
• Ingevoerde deelnemers per rol aan een evaluatie toewijzen (volg de instructies in de applicatie)
• De evaluatie activeren (de deelnemers ontvangen de uitnodiging met link en kunnen beginnen)

De voorgaande stappen kunt u zelfstandig doorlopen. Uw adviseur of Yucan QM kan dit eveneens voor u doen. U kunt daartoe contact opnemen.