Yucan QM

Toepassingen

Integraal platform voor:

• Kwaliteitsmanagement (gehele PDCA)
• (Zelf-)evaluaties
• Audits
• Verbeterplannen
• Interne en externe verantwoording
• Risicomanagement
• Proces analyse
• Tevredenheidsonderzoek
• Beheer van managementportfolio's
• Jaarplan ontwikkeling
• Organisatieontwikkeling

Uw organisatie in beeld en beweging

Op gestructureerde en transparante wijze wordt inzichtelijk gemaakt hoe uw organisatie scoort en met name:  Wat de verbeterpunten zijn en met welke acties verbetering kan worden aangebracht.

Yucan QM neemt u werk uit handen en brengt inzicht in de kwaliteit van uw organisatie doelmatig binnen handbereik. Eenvoudig samenwerken binnen een omgeving die de PDCA cyclus ondersteunt, veel zaken stroomlijnt en geautomatiseerd voor u afhandelt, waar continu inzicht wordt gegeven door middel van geautomatiseerde rapportage en waar ook uw bewijsstukken en rapportage worden gearchiveerd.

Managementportfolio's

Uw managementmodel omvat de onderwerpen die er voor uw organisatie of organisatieonderdeel toe doen. Met behulp van Yucan QM beheert u uw managementportfolio op een gestructureerde en efficiente wijze. U weet op ieder moment waar u als organisatie(onderdeel) staat en hebt uw rapportage direct onder handbereik.

Het beheer van een managementportfolio verschaft u structureel inzicht in de harde en zachte factoren die er voor u toe doen. Met een druk op de knop heeft u gedetailleerde sturingsinformatie en rapportages voor interne of externe verantwoording tot uw beschikking.

Zelfevaluatie, audit en verbeterplannen

Met behulp van Yucan QM kunnen zelfevaluatie, audits, het opstellen van verbeterplannen en de voortgangsbewaking ervan gestructureerd en efficiënt worden uitgevoerd.

Zelfevaluatie is het systematisch verzamelen en analyseren van informatie door direct betrokkenen om inzicht te geven in de geleverde kwaliteit. Middels de zelfevaluatie geeft een organisatie of onderdeel daarvan aan in hoeverre aan gestelde eisen wordt voldaan. Daarbij worden steeds relevante bewijsstukken toegevoegd.

Zelfevaluatie draagt het risico in zich van subjectiviteit. Dit risico kan worden weggenomen door het zoeken naar feedback van derden. Dit gebeurt middels de audit. Auditoren hebben zich door opleiding en ervaring bekwaamd om een oordeel uit te spreken over de zelfevaluatie, afgezet tegen een norm.

Een zelfevaluatie en een audit leiden tot het formuleren van verbeterpunten. Om de verbeterpunten aan te pakken kunnen één of meer verbeteracties (SMART) worden geformuleerd. Tezamen het verbeterplan.

Rapportage en verslaglegging

Uw managementportfolio, zelfevaluatie, audit en het verbeterplan kunt u aanwenden voor interne en externe verantwoording. het geeft u en uw organisatie inzicht in bijvoorbeeld de kwaliteitsbewaking binnen uw organisatie, verbetermanagement en de daarmee behaalde resultaten. Het proces tezamen met de uitkomsten kan door u en uw medewerkers ook worden ingezet als sturingsinstrument.

Yucan QM genereert automatisch rapporten op diverse detailniveaus. U kunt deze samenvoegen en aggregeren. De rapporten bieden u profielschetsen van uw organisatie en inzicht in de mate van verbetering in de tijd.

Managementmodellen en kwaliteitsystemen

Binnen Yucan QM kunt u werken met het management- of kwaliteitssysteem van uw keuze. Denkt u daarbij onder andere aan het INK managementmodel, ISO normen, inspectie-kaders of afgeleiden daarvan, die zijn toegesneden op uw sector, branche of eigen organisatie.

Uw adviseur of kwaliteitsmedewerker stelt in samenspraak met u vast welk systeem wordt gebruikt en op welke eisen en indicatoren wordt gemeten en getoetst. Daarbij kan binnen Yucan QM worden gewerkt met bestaande kwaliteitsystemen, aangepaste versies daarvan, of een geheel voor u op maat ingericht kwaliteitssysteem.

Binnen Yucan QM kan uw externe adviseur verschillende management of kwaliteitsystemen voor u beschikbaar hebben gemaakt. U kunt deze direct gaan gebruiken. Wanneer u voor uw organisatie een aantal eigen eisen en indicatoren wilt meten of een geheel eigen systeem wilt gebruiken, kan uw adviseur deze voor u in Yucan QM op maat inrichten.

Eigen beheer

Indien gewenst kunnen u of uw kwaliteitsmedewerkers hier ook zelf invulling aan geven. Voor het gebruik van de beheeromgeving van Yucan QM is een training nodig. Uw adviseur kan u daarbij verder adviseren.

Managementportfolio en zelfevaluatie met of zonder audit

Een goed beheerd managamentportfolio of een zelfevaluatie binnen Yucan QM leidt tot transparantie en inzicht in de sterkten en zwakten van uw organisatie. Uitvoering van een (steekproefsgewijze) audit kan het risico van subjectiviteit wegnemen.

Feiten, meningen, verbeterpunten en bewijsstukken worden en blijven binnen Yucan QM duidelijk geordend beschikbaar. Zelfevaluatie en audit volgen daarbij dezelfde onderwerpen, werkwijze en rapportstructuur. Daardoor kunt u steeds eenvoudig met een druk op de knop vergelijken wat de interne en externe conclusies en verbeterpunten zijn.

Binnen Yucan QM kiest u zelf welk traject u wilt door-lopen. U kunt bij aanvang kiezen voor het werken aan managementportfolio of zelfevaluatie (werkomgeving) en aan de hand van de uitkomsten bepalen of u audits op uw organisatie of delen daarvan wilt laten uitvoeren. Na afsluiting van iedere periode kunt u opnieuw kiezen voor uw eigen benadering. Beheer van uw portfolio of zelfevaluatie, met of zonder audit.

Individueel werken of in teamverband

Door in teamverband te werken ontstaat naast een breed beeld ook draagvlak. De inrichting van uw organisatie of tijdsdruk kunnen er toe leiden dat u er voor kiest uw managementportfolio of een zelfevaluatie en verbeterplan bij individuele personen neer te leggen.

Binnen Yucan QM kunt u zowel individueel als in teamverband werken. Na aanvang kunt u uw instellingen veranderen en van een individuele aanpak overgaan naar een aanpak in teamverband. Na afsluiting van iedere periode kunt u opnieuw kiezen of u individueel of in teamverband verder wilt gaan.

Periodiek werken aan kwaliteitsverbetering

Uw organisatie kan jaar na jaar gebruik maken van Yucan QM en daarmee op gestructureerde wijze invulling geven aan de PDCA cyclus en een eigen en bestendig management- of kwaliteitsportfolio.

Evaluatiegegevens, rapportages en bewijsstukken blijven bewaard en beschikbaar. Conclusies worden automatisch als startpunt meegenomen naar opvolgende perioden. Uw management- of kwaliteitssysteem kan worden aangepast terwijl resultaten door de tijd vergelijkbaar kunnen blijven. Deelnemers kunnen zowel gedurende een cyclus als in opvolgende cycli door u worden gewijzigd.

Eenvoudig in gebruik

Yucan QM is een webapplicatie. Als organisatie hoeft u niets te installeren. Uw medewerkers kunnen 24 uur per dag, zeven dagen per week via het internet samenwerken aan kwaliteit.

Wanneer u gebruik maakt van een bestaand management- of kwaliteitssysteem of uw adviseur reeds een systeem voor u heeft opgezet kunt u direct beginnen. Uw kwaliteitsmedewerker of adviseur voert de door u opgegeven deelnemers in en start voor u een traject.

De door u opgegeven deelnemers en de coördinator ontvangen per e-mail een uitnodiging. Via de daarin gepresenteerde link komen zij op de startpagina van de evaluatie en kunnen daar direct beginnen.

Yucan QM leidt de deelnemers op een transparante en gebruiksvriendelijke manier door het traject.

Wat van de deelnemers wordt verwacht is helder omschreven in Yucan QM. 15 minuten inlezen in een korte instructie en omschrijving van de toegewezen rol volstaat. Er is voor gebruik door deelnemers geen verdere training nodig.

Integriteit

Uw gegevens zijn uitsluitend beschikbaar voor uw eigen organisatie.

Binnen Yucan QM kunt u zelf bepalen welke gegevens voor wie beschikbaar zijn. Als vuistregel geldt dat het managementportfolio of het proces van de zelfevaluatie en dat van de audit alleen zichtbaar is voor de directe deelnemers. U kunt er daarbij voor kiezen andere internen en externen toegang te geven tot eindrapportages. Dit kan bijvoorbeeld van nut zijn bij intern of extern proportioneel toezicht.

Demo’s en uitproberen

Binnen Yucan QM zijn een aantal demo’s beschikbaar. U kunt Yucan QM uitproberen door een demo te starten waarin u geheel vrijblijvend 3 maanden kunt werken. De rapportage binnen demo's is zichtbaar doch onbruikbaar gemaakt.